Privacy – La protezione dei dati

In quanto rappresentanti a vario titolo di un’azienda, è possibile che vengano raccolti i seguenti dati riconducibili ad una persona fisica attiva all’interno della ditta o che ha un ruolo nell’adempimento dei compiti contrattuali assegnati dall’azienda a Progel.

Dati personali e di contatto
nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua
Dati di identificazione
Solo per i clienti attivi, viene gestita la generazione di un codice di accesso personale ai servizi offerti da Progel (codice alfanumerico anonimo)
Comunicazioni a Progel
- contenuti e dati scambiati nell'ambito della presa di contatto da una delle due parti al fine di adempiere al contratto in essere tra cliente e fornitore, annotati a tale scopo dai nostri consulenti
- contenuti e dati scambiati nell'ambito della presa di contatto da una delle due parti al fine di instaurare un contratto tra cliente e fornitore, annotati a tale scopo dai nostri consulenti

Adempimento ed esecuzione dei contratti
Utilizziamo i dati delle persone fisiche per assicurare la stipulazione, l’adempimento, la cessazione, il rinnovo e l’esecuzione dei contratti, per fatturare le prestazioni, nonché per individuare, impedire ed eliminare abusi in relazione ai nostri prodotti, ai nostri servizi o alla nostra infrastruttura.
Ad esempio, utilizziamo
− i contenuti delle comunicazioni al fine di potere attribuire consulenti specializzati in caso di richieste
− i dati di contatto per rispondere alle chiamate di assistenza, inviare aggiornamenti software, documenti quali fatture e news sui prodotti Progel
− i dati di login per gestire in tutta sicurezza gli accessi al servizio assistenza Progel, per nome e conto dell’azienda che ha un contratto attivo con Progel

La raccolta dei dati avviene in modo lecito e secondo il principio della proporzionalità. Progel si riserva la facoltà di rifiutare dati che non soddisfano i requisiti delle leggi vigenti in materia di LPD o che non sono pertinenti allo scopo.

L’azienda ci fornisce dati
quando, ad esempio, stipula un contratto di acquisto di un software o servizio di Progel. Ci comunica le persone di contatto e i relativi ruoli per consentire una corretta esecuzione delle attività dei diversi reparti (amministrativi, assistenza, vendita…). Progel si impegna a mantenere sempre aggiornati tali dati al fine di ottimizzare i tempi di esecuzioni delle richieste e mantenere sempre alto il livello di sicurezza delle informazioni.
Raccogliamo dati
se, ad esempio, registriamo un ticket in merito alla segnalazione di supporto o miglioria al software. O ancora, se ci attiviamo per acquisire nuovi clienti. Anche in questi casi le informazioni sono chieste esplicitamente all’interlocutore che le comunica con scelta consapevole.
Terzi ci forniscono dati
quando l’azienda si serve di terze parti nell’esecuzione degli obblighi legati al contratto in essere o da stipulare (fornitori di servizi IT, uffici fiduciari…).

Progel non esegue alcuna attività di profilazione dei dati delle persone fisiche.

Esclusivamente a fronte di disposizioni specifiche delle autorità competenti (es. uffici di polizia, organi giudiziari…), Progel è tenuta per legge a trasmettere loro dati in suo possesso.

I dati vengono trattati in territorio Svizzero/UE, su supporti cifrati e protetti da password. La loro conservazione, tramite copie di backup, avviene su supporti non modificabili e criptati in territorio svizzero.

Sono state attuate misure tecniche e organizzative adeguate alla loro salvaguardia e alla protezione da accessi non consentiti.

Tutte le attività che comportano trattamento dei dati sono gestite esclusivamente da personale Progel. I collaboratori sono costantemente aggiornati sull’importanza che ricopre la tutela delle informazioni nell’adempimento degli impegni contrattuali tra le parti.

Progel utilizza e conserva i dati solo per il tempo necessario:
- per il raggiungimento degli scopi contrattuali
- per l’adempimento dei termini di conservazione previsti dalla legge
- per i propri legittimi interessi di documentazione

I dati vengono costantemente aggiornati tramite comunicazioni agli interessati.

Per proteggere i dati da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla modifica accidentale, dalla divulgazione involontaria o da accessi non autorizzati, Progel adotta misure tecniche e organizzative.

È attiva una procedura di gestione del contenimento dei rischi che prevede attività interne, supporto di partner specializzati e comunicazioni agli organi competenti.

Progel conserva i dati di contatto dei soggetti, che svolgono un’azione per le aziende clienti o potenziali tali, esclusivamente al fine di poter rispondere alle sollecitazioni in ambito contrattuale/commerciale.

Qualsiasi altra informazione (es. database o eventuali file contenenti dati di persone fisiche) deve essere consegnata a Progel SOLO dopo aver eseguito le procedure di anonimizzazione e cifratura. In quanto dati anonimizzati e cifrati, essi non sottostanno alla LPD. Progel mantiene tali dati solo per il tempo necessario all’adempimento del compito assegnatogli dall’azienda richiedente e non ha alcun obbligo di conservazione.

Per quanto non esplicitamente riportato nel presente documento fare riferimento alla Legge e relativa Ordinanza sulla Protezione dei dati LPD.

Per domande o richieste:
− per telefono: +41 91 612 49 90
− per posta elettronica: info@progel.ch
− per posta: PROGEL SA, via Cantonale 35a - CH-6928 Manno